第一章  总则

第一条 为完善北京百高建筑科技基金会（以下简称“基金会”）的档案管理工作，使档案管理达到规范化、标准化，同时保证档案的系统性和完整性，结合基金会实际情况，特制订档案管理制度。

第二条 基金会各类收发文件，由基金会秘书处备案登记，随时收发、登记。

第三条 年度结束后，所有档案资料及档案目录应于次年三月底前全部分类归档入库。

第四条 各部门应将项目资料汇集、归类和建档存管，杜绝未经批准将存管项目资料和正在设计中的项目方案带出基金会。

第五条 各部门在项目计划完成后，应及时将项目档案原件交由基金会综合管理部归类存放，并按要求妥善保管。

第六条 归档的文件材料必须按年度立卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第七条 档案承办部门或承办人员应保证经办文件的完整(各种附件一律不准抽存)，并及时交基金会综合管理部归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章  档案管理体制

 第八条  工作网络

1.本基金会档案工作实行集中与分散管理相结合的体制。由综合管理部负责主体档案的集中管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。同时负责其他部门移交档案的管理。

2.对各部门直接产生的各类文件、资料档案，实行分散管理。各部门负责本部门各类活动开展产生的文件、资料、图片及制度的日常立卷与管理。

3.各部门负责管理的文件、资料、图片及制度，不得随意处置，应按年度向综合管理部移交归档。

第九条 专(兼)职档案管理人员的职责：

1. 熟悉工作内容、业务范围，掌握文件材料的归档范围，收集管理相关的文件材料；

2. 认真执行平时归档制度，对承办的文件材料及时收集归卷，次年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并办好交接签收手续。

第三章  文件材料的收集管理

第十条 坚持收集、管理文件材料制度。各部门应指定兼职人员，负责管理本部门日常产生的各种文件材料，并保持人员相对稳定。

第十一条 凡基金会印发的公文正件与附件、请示、批复、转发文件（含原件），一律由基金会综合管理部统一收集管理。

第十二条 由多个部门共同参与的活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

1. 基金会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加会议等公务活动后，应将主要文件资料办理归档手续；

2. 基金会召开的法定会议，由基金会综合管理部指定专人将会议材料、音像文件等办理归档手续。

3. 承办人员借用文件材料时，应按规定办理借阅文件材料的登记、审批手续。

第十三条 各部门都要建立健全平时归卷制度，及时将文件材料收集齐全，并加以整理归卷。

第四章  归档与整理要求

第十四条 文件材料的归档份数：属永久保存和定期保存的归档一份。各部门也可根据工作需要适当增加份数。

第十五条 需要电子文件和纸质文件一起存档时，应在电子文件形成后，制成相应的纸质文件与电子文件一同归档，并保证两者内容、形式的一致。电子文件应备份1套，以便保管和提供利用。

第十六条 档案的保管期限规定为永久、定期两种。确定保管期限的原则是：凡是反映单位主要职能活动和基本历史面貌，有长远利用价值的档案，列为永久保管；凡是反映单位一般工作活动，在较长时间内有查考利用价值的档案，列为30年保管；凡是在较短时间内有参考利用价值的档案，列为15-10年或更低年限保管。

第十七条 归档文件材料整理要求

1.归档的文件材料要收集齐全、完整，整理应按照文件形成的规律，保持文件之间的有机联系，通过分类 、装订、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。

2.外来普发性的文件可按责任者、文号进行整理，可不重新装订，并单独排列。

3.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，应予合并立卷。

涉及工作秘密文电应单独立卷，少数普通文件如果与工作秘密文件有密切联系，也应随同工作秘密文件立卷。

4.卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。

5.永久、定期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

6.案卷封面，应逐项按规定用签字笔书写，字迹要工整、清晰。

7.档案盒排列：档案盒排列方法应统一，前后应保持一致。一般先按保管期限、年度分开，再按基金会或问题排列。

8.对需要长久保存的文件材料，其制成材料与字迹材料应符合要求，不得用铅笔、圆珠笔、纯蓝和红墨水起草和签批文件。

第十八条  文件材料归档时，综合管理部应对归档文件材料的完整、准确、系统情况进行检查，检查合格后办理移交手续。

第十九条  综合管理部应根据工作的需要编制《档案总表》，建立档案数据库。

第五章  档案的保管

第二十条  档案应保存在专用文件柜中，文件柜应坚固、防尘。

第二十一条  综合管理部应定期和不定期对档案保管的状况进行检查，并作记录，发现问题及时向单位领导报告并采取积极有效措施，保证档案的安全。

第六章  档案借阅利用

第二十二条 调阅存管档案资料，要严格办理手续。非本基金会工作人员调阅时，需持有正式文件或证明材料，方可查阅。

第二十三条 档案的借阅管理

1.凡需使用档案者，均须填写《档案借阅单》。

2.借阅期限一般不得超过10天，到期归还；如需再借，应办理续借手续

3.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告上级领导。

第七章  档案销毁管理

第二十四条 对已失效的档案，由综合管理部档案管理人员登记造册，经相关领导共同鉴定，报秘书长批准后，按规定销毁。

第二十五条 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值后，再行销毁，以免误毁。

第二十六条 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销。文件销毁后，监销人应在销毁清册上签字。

第二十七条 本制度自公布之日起执行。