第一章 总则

第一条  依据国务院《基金会管理条例》和《北京百高建筑科技基金会章程》，制定本制度。

第二条  北京百高建筑科技基金会（以下简称基金会）设立秘书处，秘书处是理事会的执行机构，负责基金会的日常各项工作。秘书处在秘书长领导下工作，行使基金会章程赋予的职权。秘书处设秘书长1人，副秘书长若干人，内设综合管理部、项目管理部、事业发展部、法务合规部、财务部。

第二章 秘书处职权

第三条  秘书处行使下列职权：

（一）在秘书长的领导下，执行理事会决议，执行基金会年度公益活动计划。

（二）协助召集理事会会议，起草理事会文件；协助制定、完善基金会规章制度、操作流程等。

（三）按照政府主管部门的要求，完成基金会年度检查、审计、信息公开、重大事项报告、党组织建设、理事会召开等常规性工作。

（四）负责基金会日常行政管理，包括文电收发、文书处理、工作简报、文书处理、会务组织、档案管理、证照印章管理等。负责项目开展、宣传报道、建设、维护好基金会官网和官微，并与社会各界和媒体单位建立友好关系，对基金会进行广泛宣传报道，扩大机构品牌的社会影响力。

（五）负责基金会人力资源管理，包括人员招聘、培训、薪酬管理、绩效考核等。

（六）负责基金会项目管理，包括立项申请、项目启动、项目监测、项目评估等。在项目设立、资金使用、发展规划、机构治理等方面，拟出可供选择的计划、方案、措施和意见，提供理事会决策参考。

（七）制定工作开展的合规化流程，主要包括公益项目从策划到执行、再到评估的合规化流程，不断提高规范化标准和流程体系。

（八）负责基金会志愿者管理，包括志愿者招募、志愿者培训、志愿活动组织等。

（九）基金会章程规定的其他职权。

第三章 秘书长

第四条  秘书长由理事长提议，经理事会审定。

第五条  秘书长的资格：

（一）拥护基金会章程，愿意承担基金会规定的义务。

（二）具有较高文字水平、综合协调能力、行政管理能力。

（三）热心基金会所从事的社会公益活动。

（四）身体健康，能坚持正常工作。

（五）具有完全的民事行为能力。

第六条  秘书长行使下列职权、职责：

（一）主持秘书长办公会议，领导秘书处。

（二）组织实施、执行理事会的各项决议。

（三）组织拟定、实施基金会年度公益活动计划，组织撰写年度报告。

（四）组织起草战略发展规划。

（五）组织拟订资金的筹集、管理和使用计划。

（四）组织拟订基金会的内部管理制度，报理事会审定。

（七）协调秘书处各机构开展工作。

（八）提议聘任或解聘各机构负责人，报理事会决定。

（九）聘用各部门专职工作人员。

（十）章程和理事会赋予的其他职权。

第七条  秘书长认为必要时，可以提请理事会同意，设置副秘书长若干人，协助秘书长处理某一方面的工作。

第四章 秘书处机构设置及其职责

第八条  综合管理部履行下列职责：

（一）负责基金会的日常综合性行政事务，负责起草基金会年度工作计划、工作报告，起草各类文稿、行政管理制度，审核综合性文稿。

负责对外联络、公务接待、来信来访、投诉处理、机要保密、证照管理、印章管理、档案管理等工作

负责基金会党务工作，主要包括：

认真贯彻执行党的路线、方针、政策和上级主管部门及理事会的决议、指示、要求；

组织安排党支部各种会议和重要活动，并认真落实上级领导部门通知的有关会议和活动；

负责制定党员政治学习计划并组织实施，加强党员教育和党员管理工作；

负责党支部决议、决定、工作计划、总结、报告、领导讲话、会议纪要等各类文稿的起草工作；

负责党内文件的收发、传阅、保管、归档等工作。

（三）负责基金会人力资源管理工作；

1、根据基金会发展战略，制定人力资源发展规划；

2、负责基金会工作人员的招募选拔、人员培训、薪资福利、晋升调动、绩效考核、人事档案管理等工作；

（四）基金会项目合同、公章使用、固定资产和存货管理。

（五）负责筹备及组织召开理事会、秘书处工作会等，拟定相关会议纪要，并督促会议决议及其他重要决策的贯彻落实。做好基金会各类来访接待、来信来函处理、对外联络等工作。

（六）志愿者管理工作。

（七）各部门日常协调工作。

（八）完成秘书长交办的其他工作事项。

第九条 项目管理部履行下列职责：

（一）负责制定基金会年度公益项目计划，落实理事会通过的各类公募公益项目。

（二）负责项目开发论证和实施工作，与捐赠及合作方进行项目可行性分析。

（三）负责公益项目的调研、立项、论证、执行、督导、推广、反馈、总结、验收、评估、审计等工作。

（四）负责项目协议、合同的起草、办理、归口管理等工作；负责合作协议的洽谈、审查和跟踪办理。

（五）负责组织协调、管理监督公益项目的运作。

（六）负责项目信息收集，完善项目档案。

（七）协同宣传部门，负责项目的宣传报道和信息披露等工作。

（八）完成秘书长交办的其他工作事项。

第十条 事业发展部履行下列职责：

（一）负责制定非公募定向募款计划，促进百高基金会事业发展。

（二）负责向社会爱心人士、爱心企业开展定向善款募集，完成年度非公募募款任务。 

（三）负责非公募捐赠协议的洽谈、审查、跟踪办理和执行，完善相关档案资料。

（四）负责拓展基金会对外合作渠道，开展爱心基地建设。

（五）负责基金会及公益项目的对外宣传和推广工作计划。（六）负责各类宣传物料的制作和发放；

（七）负责基金会与新闻媒体的信息沟通、联络工作；负责品牌管理、舆情管理工作；负责政府资源和媒体资源维护

（八）负责基金会重要活动的组织策划和宣传报道工作；

（九）负责基金会官方网站、公众号、视频号、微信社群等宣传通道的日常维护、素材制作等工作。

（十）完成秘书长交办的其他工作事项。

第十一条  财务部行使下列职责：

（一）严格财务管理，加强财务监督，确保基金会财务工作合法合规；牵头制定财务管理、基金运作和安全保值增值工作计划及相关制度。

（二）负责捐赠资金的会计核算和日常财务管理工作；负责捐赠物资的财务核算、估价入账工作；负责有关捐赠票据的申领、开具、保管等工作；

（三）负责编制并实施年度预算、决算，执行内部审计。

（四）负责往来账、银行账的对账工作及账务处理，编制财务预决算及会计报表。

（五）负责财政、金融信息和市场情况的调研，为基金安全保值增值提供决策参考。

（六）负责工资、福利、各项社会保险基数审核、发放、税费代缴，管理财务票据，建立完整的捐赠和资金使用会计档案。

（七）根据监事和捐赠方的要求，提供相关资料。

（八）负责与工商、税务、银行等部门联络，及时掌握最新财税政策，提出合理化建议并按规执行。

（九）向秘书长、理事长提供账面资金及资金使用情况，合理调配资金。

（十）完成秘书长交办的其他工作事项。

  第十二条 法务合规部行使下列职责：

全面掌握国家及行业有关基金会相关法律法规，负责基金会的全面风控合规管理工作。

制订基金会各类项目的合规手册；参与项目策划，对项目中的协议、各类文书、支持材料等进行合规审查，把控项目运作的法律风险，提供合理化建议；

对基金会（非项目协议）对外签订的合同和文件进行审核并提出审核意见,协助秘书处等有关部门起草修订有关制度规定负责基金会合规建设工作；执行理事会/秘书处交办的其他工作。

第五章 秘书长办公会

（一） 根据基金会日常运营管理需要，由秘书长主持，定期召开秘书长办公会，副秘书长、秘书长助理作为秘书处主要管理人员必须参加，各部门负责人根据工作需要参加或列席。

 （二）秘书长办公会主要讨论内容：

 1、秘书处及各部门年度工作计划及费用预算草案；

2、秘书处工作计划的推进和执行情况与结果分析；

 3、秘书处各部门人员配置规划及专职工作人员聘用与解聘的计划与实施；

4、秘书处工作人员的晋升及加薪事项；

5、绩效考核评定和奖惩评估；

6、理事会会议决议安排的其它工作事项。

（三）秘书长办公会议事规则：

 1、秘书长办公会审议工作事项时，应当以本基金会章程、基金会战略规划、已有制度为基本依据；如果对某方案、建议或申请有不同意见，可明确提出，并提出新的替代或解决方案。

2、秘书长办公会采取举手表决形式，超过参会人员半数同意，表决事项即为通过。

3、秘书长办公会议表决通过后的事项，做好会议记录并予以落实。

第六章 附则

第十三条  本制度由秘书处负责修订和解释。

第十四条  本制度经2025年7月27日第三届第九次理事会审议通过，自理事会审议通过之日起执行。